Van Dropbox naar een centrale digitale werkomgeving
Over KPJ Melderslo
Sector: vereniging / jongerenorganisatie
Type organisatie: lokaal bestuur, vrijwilligersorganisatie
Werkzaamheden: activiteiten organiseren, bestuursoverleggen, ledencommunicatie en documentbeheer
Uitdaging: volle Dropbox-opslag, versnipperde documenten en beperkte mogelijkheden voor online samenwerking
Onderzoek: OD&C onderzocht welke Microsoft 365-mogelijkheden beschikbaar waren voor verenigingen/non-profitorganisaties
Doel: centrale opslag, online vergaderen en betere overdraagbaarheid zonder onnodige extra kosten
Aanpak: inrichting van Microsoft Teams en SharePoint binnen Microsoft 365
Resultaat: één centrale digitale werkomgeving zonder structureel hogere kosten voor bestandsopslag en online vergaderen
Van losse opslag naar een professionele samenwerkomgeving voor bestuur en vereniging.
Bij veel verenigingen groeit digitale samenwerking geleidelijk. Documenten worden opgeslagen in losse mappen, persoonlijke accounts of gratis cloudopslag. Dat werkt zolang de organisatie klein blijft, maar zorgt op termijn vaak voor beperkte opslag, versnipperde bestanden en afhankelijkheid van individuele bestuursleden.
Bij KPJ Melderslo speelde precies die uitdaging. De gratis Dropbox-opslag liep vol en online samenwerken werd steeds belangrijker, omdat bestuursleden niet altijd fysiek aanwezig konden zijn bij vergaderingen. Na onderzoek door OD&C bleek dat KPJ Melderslo gebruik kon maken van het Microsoft non-profitprogramma. Daardoor kon een professionele Microsoft 365-omgeving worden ingericht, zonder dat de vereniging structureel hogere kosten kreeg voor opslag en online vergaderen.
1. Beginsituatie
KPJ Melderslo werkte met een documentstructuur die in de praktijk steeds minder goed aansloot op de behoeften van het bestuur. Bestanden stonden in Dropbox, maar de beschikbare gratis opslagruimte bleek op termijn onvoldoende. Daardoor ontstond de vraag of er extra opslag moest worden aangeschaft, of dat er een betere en toekomstbestendigere oplossing mogelijk was.
Tegelijkertijd groeide de behoefte aan online vergaderen. Sommige bestuursleden konden niet altijd fysiek aanwezig zijn, waardoor een centrale digitale omgeving voor overleg, documenten en samenwerking steeds belangrijker werd.
Een belangrijk onderdeel van de beginsituatie was daarom niet alleen technisch, maar ook financieel: hoe kan de vereniging professioneler samenwerken zonder onnodig hogere maandelijkse kosten te maken?
2. Aanpak
OD&C begon met het onderzoeken van de situatie achter de vraag. Het probleem was namelijk niet alleen dat Dropbox vol zat, maar dat de vereniging behoefte had aan een betere digitale basis voor opslag, samenwerking en online vergaderen.
Daarbij is gekeken naar:
welke bestanden en documenten centraal beschikbaar moesten zijn;
hoe het bestuur samenwerkt en vergadert;
welke structuur logisch is voor bestuur en commissies;
welke oplossing toekomstbestendig is voor overdracht naar nieuwe bestuursleden;
welke licentie- en kostenmogelijkheden beschikbaar zijn voor verenigingen.
Uit dit onderzoek bleek dat KPJ Melderslo gebruik kon maken van Microsoft 365 voor non-profitorganisaties. Microsoft 365 combineert onder andere cloudopslag, Microsoft Teams en SharePoint Online voor samenwerking via internet. Daardoor kon de vereniging overstappen naar een professionelere omgeving zonder dat hiervoor direct een betaald alternatief voor Dropbox nodig was.
3. Oplossing
KPJ Melderslo werkt nu met een centrale digitale werkomgeving binnen Microsoft 365. De omgeving is ingericht met Microsoft Teams voor samenwerking en online vergaderen, en SharePoint als centrale basis voor documentopslag.
De oplossing bestaat uit drie onderdelen:
Microsoft 365 non-profitlicenties
Na onderzoek is gebruikgemaakt van de beschikbare Microsoft 365-mogelijkheden voor verenigingen/non-profitorganisaties. Hierdoor kon KPJ Melderslo professioneel samenwerken zonder structureel hogere kosten voor opslag en online vergaderen.
Microsoft Teams voor samenwerking en overleg
Teams is ingericht als centrale omgeving voor communicatie, vergaderingen en samenwerking. Bestuursleden kunnen online overleggen, bestanden delen en informatie sneller met elkaar afstemmen.
SharePoint voor documentbeheer
De documenten van de vereniging zijn ondergebracht in een centrale SharePoint-structuur. Hierdoor staan bestanden niet meer verspreid of afhankelijk van losse opslag, maar op één vaste plek die logisch is ingericht.
4. Resultaat
Met de nieuwe Microsoft 365-omgeving beschikt KPJ Melderslo over een professionelere digitale basis voor samenwerking, documentbeheer en online vergaderen.
De belangrijkste verbeteringen:
documenten zijn centraal opgeslagen en beter vindbaar;
de afhankelijkheid van Dropbox en losse opslag is verminderd;
online vergaderen is eenvoudig mogelijk via Teams;
bestuursleden kunnen makkelijker samenwerken, ook op afstand;
de digitale omgeving is overzichtelijker en beter overdraagbaar;
er zijn geen structureel hogere kosten nodig voor extra opslag en online vergaderen;
de vereniging maakt gebruik van een oplossing die beter past bij groei en bestuurswisselingen.
Daarmee is niet alleen een opslagprobleem opgelost, maar vooral een toekomstbestendig digitaal fundament gelegd voor de vereniging.
“De monteurs hoeven er niet over na te denken, het zit gewoon in hun werkflow. En wij hebben eindelijk een actueel overzicht.”
5. Wat dit project laat zien
Deze case laat zien dat digitalisering niet altijd begint met nieuwe software kopen. Soms zit de meeste waarde juist in goed onderzoeken welke mogelijkheden al beschikbaar zijn. Door de juiste Microsoft 365-opties voor verenigingen te benutten, kreeg KPJ Melderslo een professionelere digitale werkomgeving zonder onnodige extra kosten.
Ook een proces dat slimmer kan?
Werkt uw organisatie nog met papieren werkbonnen, losse Excel-bestanden of handmatige registraties? Dan is er vaak al veel winst te behalen met een kleine, gerichte digitaliseringsstap.
OD&C helpt MKB-bedrijven om processen overzichtelijk in kaart te brengen en praktische oplossingen te ontwikkelen die passen bij de dagelijkse operatie.
Plan een kennismaking en ontdek waar digitalisering binnen uw organisatie de meeste waarde kan toevoegen.