Hoe FineField afscheid nam van de papieren werkbon
Over FineField
Sector: agri / machinebouw
Type organisatie: MKB (+/- 10 FTE)
Werkzaamheden: productie, service, onderhoud en uitvoering in het veld
Uitdaging: papieren werkbonnen zorgden voor vertraging, onvolledige facturatie en extra handmatig werk
Doel: sneller registreren, minder fouten en meer actueel inzicht
Aanpak: digitalisering van het werkbonproces binnen Microsoft 365
Resultaat: minder administratie, betere opvolging en snellere facturatie
Van handgeschreven werkbonnen naar directe digitale registratie vanuit het veld, gekoppeld aan de bestaande manier van werken.
Bij veel technische bedrijven begint digitalisering niet met een groot IT-project, maar met een herkenbaar probleem: informatie wordt nog op papier vastgelegd, later handmatig overgetypt en is daardoor pas laat beschikbaar. Dat zorgt voor extra werk, kans op fouten en weinig actueel overzicht.
Bij FineField speelde precies die uitdaging. Monteurs registreerden hun uren, reistijd, materialen en extra kosten nog grotendeels op papieren werkbonnen. Die informatie kwam pas achteraf bij de binnendienst terecht. OD&C hielp FineField om dit proces stap voor stap te digitaliseren met een praktische oplossing binnen Microsoft 365.
1. Beginsituatie
FineField werkt met monteurs die tijdens het serviceseizoen, op locatie van de klant werkzaamheden uitvoeren. Na afloop van een klus werden uren, reistijd, gebruikte materialen en overige kosten vastgelegd op papier. Deze werkbonnen kwamen vervolgens bij de 'office-assistent' terecht als één pakket van papieren.
Daarna moest de informatie opnieuw worden verwerkt. De gegevens werden handmatig overgenomen, gecontroleerd en klaargezet voor verdere administratie en facturatie.
Dat zorgde voor een aantal praktische knelpunten:
registraties kwamen pas laat binnen;
informatie was soms lastig leesbaar of onvolledig;
de binnendienst moest veel gegevens handmatig overtypen;
de planner had geen actueel overzicht van wat er in het veld gebeurde;
facturatie was afhankelijk van papieren bonnen en losse terugkoppeling.
Het proces werkte, maar vroeg veel extra afstemming. Naarmate het aantal werkbonnen toenam, werd duidelijk dat papier steeds meer in de weg begon te zitten.
2. Aanpak
OD&C begon niet direct met het bouwen van een app. Eerst is gekeken naar de dagelijkse praktijk: hoe werken de monteurs, welke informatie leggen zij vast, welke gegevens heeft de binnendienst nodig en waar ontstaat de meeste vertraging?
Op basis daarvan is het bestaande proces in kaart gebracht. Niet vanuit de techniek, maar vanuit de werkelijke workflow van FineField. De oplossing moest aansluiten op de manier waarop de organisatie al werkte, en niet andersom.
Daarbij is bewust gekozen voor een praktische oplossing binnen de bestaande Microsoft 365-omgeving. Zo kon FineField digitaliseren zonder direct een zwaar nieuw systeem of extra platform te introduceren.
De uitwerking gebeurde stap voor stap:
inzicht krijgen in het huidige werkbonproces;
bepalen welke gegevens minimaal nodig zijn voor registratie en opvolging;
een eerste klikbaar prototype maken;
de oplossing testen met gebruikers;
de app en achterliggende lijsten verder uitwerken;
het proces voor goedkeuring, archivering en facturatie inrichten.
Door iteratief te werken, konden gebruikers snel feedback geven. Daardoor ontstond een oplossing die niet alleen technisch werkte, maar ook logisch voelde voor de mensen die ermee moesten werken.
3. Oplossing
FineField werkt nu met een digitale werkbon-oplossing. Monteurs kunnen hun werkbon direct invullen via een mobiele app. Daarin registreren zij onder andere:
gewerkte uren;
reistijd;
gebruikte materialen;
extra kosten;
status van de werkzaamheden;
opmerkingen of toelichting;
eventuele foto’s of bijlagen.
De gegevens worden direct opgeslagen in de Microsoft 365-omgeving. Daardoor hoeft de binnendienst geen papieren bonnen meer over te typen, maar krijgen zij in een dashboard een overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden.
Voor de planner en de office-assistent is daarnaast een overzicht ingericht waarmee zij werkorders, statussen en registraties kunnen volgen. Zo ontstaat er meer grip op de voortgang en kan sneller worden ingegrepen wanneer informatie ontbreekt of een werkbon nog niet is afgerond.
De oplossing bestaat in de basis uit drie onderdelen:
Mobiele registratie voor monteurs
Monteurs vullen de werkbon direct in op locatie. Dat voorkomt losse formulieren, foto’s van papier en dubbele invoer.
Overzicht voor planning en binnendienst
Op kantoor is zichtbaar welke werkbonnen openstaan, welke zijn ingediend en welke nog moeten worden gecontroleerd.
Digitale opvolging richting administratie
Na controle kan de werkbon digitaal worden verwerkt en klaargezet voor verdere administratieve opvolging, zoals facturatie of archivering.
Sharepoint -
Microsoft 365 -
Power Apps -
Power Platform -
Microsoft Teams -
Sharepoint - Microsoft 365 - Power Apps - Power Platform - Microsoft Teams -
4. Resultaat
Het handmatig verwerken van papieren werkbonnen is grotendeels verleden tijd. Registraties zijn sneller beschikbaar, de kans op fouten is kleiner en de binnendienst hoeft minder tijd te besteden aan overtypen en controleren.
De belangrijkste verbeteringen:
minder handmatig administratief werk;
sneller inzicht in uitgevoerde werkzaamheden;
minder kans op fouten door onleesbare of onvolledige werkbonnen;
betere opvolging door planning en binnendienst;
duidelijkere basis voor facturatie;
oplossing gebouwd binnen de bestaande Microsoft 365-omgeving.
Een belangrijk voordeel is dat de oplossing praktisch en beheersbaar is gebleven. Er was geen groot IT-traject nodig en FineField kon voortbouwen op middelen die al aanwezig waren.
“De monteurs hoeven er niet over na te denken, het zit gewoon in hun werkflow. En wij hebben eindelijk een actueel overzicht.”
5. Wat dit project laat zien
Deze case laat goed zien waar digitalisering voor MKB-bedrijven vaak begint: niet bij een grote systeemvervanging, maar bij één concreet proces dat dagelijks tijd kost.
Door klein te beginnen met een herkenbaar knelpunt, ontstaat snel waarde. De organisatie krijgt meer grip, medewerkers hoeven minder dubbel werk te doen en informatie wordt betrouwbaarder.
Voor OD&C is dat precies de kern van praktische digitalisering: eerst begrijpen hoe het werk echt verloopt, daarna pas bepalen welke digitale oplossing daarbij past.
Ook een proces dat slimmer kan?
Werkt uw organisatie nog met papieren werkbonnen, losse Excel-bestanden of handmatige registraties? Dan is er vaak al veel winst te behalen met een kleine, gerichte digitaliseringsstap.
OD&C helpt MKB-bedrijven om processen overzichtelijk in kaart te brengen en praktische oplossingen te ontwikkelen die passen bij de dagelijkse operatie.
Plan een kennismaking en ontdek waar digitalisering binnen uw organisatie de meeste waarde kan toevoegen.